MEMAHAMI BUSINESS PROCESS MODEL IMPROVEMENT

Proses bisnis adalah aktivitas yang memberikan nilai tambah (VA) untuk mengubah input menjadi output baik itu berupa barang atau jasa kepada customer dengan mengkombinasikan orang, metode, dan tools yang digunakan. Dibutuhkan penyempurnaan dalam proses dalam bisnis jika ingin memaksimalkan performance perusahaan. wave20.blogspot.com:


Business Process Model merupakan lintas fungsional, biasanya penggabungan pekerjaan dan dokumentasi lebih dari satu departemen dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Secara implisit berfokus pada sebuah proses, tindakan dan kegiatan (Job), sumber daya (Resource) yang digambarkan dalam model proses bisnis menunjukkan bagaimana hal tersebut akan diproses.


Tujuan dari proses model bisnis adalah untuk menggambarkan supplier, proses input, proses output, proses customer, dan customer dengan output lain yang terkait serta ditunjukan feedback atau umpan balik dari customer sebagai langkah melakukan business process improvement.


Proses bisnis terdiri dari:

• Proses bisnis inti atau utama (core process). Proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pengguna jasa/produk.
• Proses bisnis pendukung (supporting process). Proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal yaitu karyawan. Proses ini bersifat mendukung proses bisnis inti atau utama.

Tujuan utama dalam melakukan proses model bisnis adalah:

• Meningkatkan Nilai tambah pelanggan (Value Added).
• Mengurangi biaya produksi perusahaan dengan menghilangkan pemborosan.
• Diharapkan dapat terciptanya peningkatan produktivitas pada keuntungan bagi semua pihak.

Baca: Pengertian Aktivitas Tidak Bernilai Tambah (Non-Value Added - NVA)

BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

Arti business process improvement adalah pendekatan sistematis untuk membantu organisasi mengoptimalkan proses agar mencapai hasil yang lebih efisien.


Business proses improvement harus dilakukan dengan berbagai alasan terutama yang diharapkan dari penggunaan business process improvement adalah analisis proses bisnis yang saat ini berjalan serta penyempurnaan future business process yang selaras dengan kebutuhan dan memaksimalkan keunggulan teknologi informasi.


Tentunya sebelum melakukan pengkombinasian metode, tools dan orang diperlukan analisa yang mendalam agar pembisnis terutama StartUp dapat melihat kelebihan dan kekurangan analisis untuk kebutuhan business process improvement.


Metodologi Business Process Improvement (BPI) banyak dikemukanakan oleh para ahli salah satunya adalah Harrington metodologi. Dalam bukunya, H.James Harrington, menyatakan bahwa ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam memulai project perbaikan proses bisnis, yaitu:

1. Process Bench-marking

Proses benchmarking adalah metode lama, diperkenalkan pertama kali oleh xerox yang berhasil mendapatkan Malcom Baldrige Award dan kebanyakan orang berpikir bahwa mereka telah melakukan perbandingan ketika mereka membandingkan performance perusahaan/organisasi mereka dengan perusahaan lain.

2. Process Redesign

Pendekatan redesign ini fokus pada perbaikan kinerja team. Biasanya dalam redesign ini akan mengurangi biaya, waktu dan tingkat kesalahan antara 30% dan 60%.

3. Process Re-engineering

Proses reenginering adalah hal yang paling radikal dari 5 jenis pendekatan dalam business process improvement, bila pendekatan yang dilakukan secara benar, biasanya akan mengurangi biaya dan waktu dengan perbandingan 60% dan 90%, sedangkan pada tingkat kesalahan/error berada diantara 40% dan 70% dan biasanya pendekatan ini paling banyak digunakan.

4. Fast Action Solution Technique

Fast action solution adalah tehnik pertama dalam improvement, pertama kali digunakan oleh IBM pada pertengahan 1980-an, kemudian digunakan oleh GE pada tahun 1990an lalu disusul oleh Ford yang kemudian mengubahkanya dengan sebutan RAPID.

FASE-FASE BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

Fase bussiness procss improvement yang harus dilakukan untuk membuat perbaikan proses bisnis di perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Mengorganisir perbaikan.

Sasaran utama dalam perbaikan proses bisnis adalah untuk mendapatkan suatu kesuksesan dengan membangun kepemimpinan, pemahaman dan komitmen. Dan untuk melakukan aktivitas tersebut yang perlu dilakukan adalah:

• Mendefinisikan prosesbisnis yang kritis.
• Pemilihan process owner.
• Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan.
• Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses.
• Mengembangkan model perbaikan.
• Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan atau measurement. 

2. Pemahaman proses.

Sasaran yang diharapkan dengan adanya pemahaman terhadap proses adalah mengerti dan memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung.

Untuk melakukan aktivitas pemahaman proses yang perlu dilakukan adalah:

• Membuat bagan alir proses.
• Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan.
• Melakukanan alisa waktu proses.
• Pelaksanaan perbaikan yang cepat.
• Pengaturan proses dan prosedur.

3. Penyederhanaan proses.

Tujuan dari penyederhanaan proses adalah memperbaiki efisiensi, dan efektivitas dari proses bisnis.
Langkah yang dapat dilakukan, seperti:

• Menyederhanakan proses.
• Pemilihan proses yang dikehendaki.
• Mengurangi birokrasi.
• Meng-upgrade peralatan.
• Standarisasi proses.
• Mengurangi waktu proses

4. Pengukuran dan kontrol.

Sasaran yang akan dicapai adalah mengimplementasikan suatu sistem untuk mengontrol jalannya proses perbaikan. dan langkah yang dapt dilakukan seperti:

• Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai.
• Menyediakan sistem umpan balik.
• Melakukan pemeriksaan proses secara berkala

5. Continuous Improvement atau Perbaikan Berkelanjutan.

Dalam penerapan lean Anda akan menegenal istilah Kaizen untuk aktivitas perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Arti Kaizen adalah perbaikan berkelanjutan dan sasaran yang akan dicapai adalah untuk mengimplemantasikan proses perbaikan selanjutnya.

Untuk aktivitas perbaikan secara berkelanjutan, diperlukan langkah-langkah berikut:

• Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan.
• Mengkualifikasikan proses.
• Mencari dan menghilangkan masalah proses.
• Studi banding proses.
• Melihat kembali kualifikasi secara berkala.

---

REFERENCE wave20.blogspot.com:

Harrington H. James, Conner R. Conner, Horney. Nicholas F., Project Change Management, 2000, McGraw-Hill. USA.

Share :