8 Inefisiensi Pada Pelaksanaan Lean Rumah Sakit - Sebagai penyedia jasa layanan kesehatan yang menerapkan sistem lean dalam aktivitasnya, penerapan lean hospital diharapkan dapat menekan biaya operasional rumah sakit tanpa mengurangi produktifitas kinerjanya. Cara meningkatkan kinerja dalam rumah sakit yaitu dengan menidentifikasi sesuatu yang tidak memiliki nilai (NVA) dan dilakukan pengurangan hingga penghilangan terhadap aktivitas tersebut.
Aktivitas tidak bernilai (NVA) atau inefisensi pada penerapan lean hospital dapat diidentifitaksi melalui 8 wastes. Untuk mengetahui 8 inefisiensi atau pemborosan yang harus menjadi fokus utama dalam melakukan aktivitas perbaikan secara terus menerus (kaizen), berikut adalah 8 pemborosan dalam lean hospital tersebut.
Pemberhentian terhadap layanan di rumah sakit atau biasa disebut dengan halting yang mengakibatkan terjadinya idle time atau waktu tunggu sehingga produktivitas layanan akan terganggu. Halting bisa ditemukan diberbagai layanan medis maupun manajerial maupun administratif, respon yang lama serta tidak memiliki standar dari batas maksimal waktu layanan, mengakibatkan terjadinya idle time pada proses layanan yang diberikan oleh rumah sakit.
Ketika halting dibiarkan dan tidak dilakukan penyelesaian terhadap hal ini, maka memungkinkan terjadinya penumpukan terhadap pelanggan yang mengharapkan layanan cepat dari rumah sakit. Dan hal ini yang akhirnya membuat rasa ketidakpuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan oleh rumah sakit, sehingga performance dari rumah sakit akan menurun serta tingkat kepercayaan costumer terhadap rumah sakit akan jauh berada pada level terendah dalam segi tingkat kepuasanan.
Anda akan banyak menemukan hal ini terjadi pada layanan rumah sakit, dimana pasien harus banyak menghabiskan waktu melewati proses administratif maupun prosedur untuk mendapatkan layanan rumah sakit. Sebagai bahan acuan bahwa pasien atau pelanggan tidak membayar untuk melewati prosedur akan tatapi membayar untuk mendapat layanan dari rumah sakit agar dapat menyembuhkan serta mendapat penanganan terhadap keluhannya.
Anda dapat membayangkan ketika satu aktivitas yang sama dilakukan oleh setiap unit, berapa waktu atau lead time maupun cycle time yang dibutuhkan dalam menyelesaikan serta mendapati layanan yang akan diberikan kepada pasien.
Kesalahan-kesalahan ini jika disadari justru akan merugikan rumah sakit, baik itu berupa waktu maupun cost dan lebih diperparah lagi justru akan membahayakan nyawa pasien. Slips ini bukan hanya terjadi pada layanan pengobatan maupun penanganan terhadap pasien dalam bidang medis akan tetapi juga dapat terjadi pada administratif.
Slips dapat terjadi kerena beberapa faktor seperti kesalahan dalam menerima maupun memberi informasi, kesalahan dalam inputing data, kesalahan dalam memberikan dosis dan lainnya. Faktor kesalahan dapat beragam terutama kesalahan yang dibuat oleh kecerobohan sumberdaya, hal ini tidak bisa dianggap sepele karena setiap kesalahan kecil akan berdampak kepada pelayanan terutama kepada pasien dan akan menjadi tolak ukur dari performance rumah sakit itu sendiri.
Dalam mengidentifikasi sebuah proses NVA, anda dapat menggunakan lean metrix, dengan tujuan mempersingkat alur sehingga pelayanan birokrasi dalam rumah sakit tidak terlalu panjang yang megakibatkan tingginya processing time ataupun lead time. Perlu dilakukannya perbaikan serta mempersingkat lead time dalam alur proses birokrasi akan mempercepat penanganan terhadap pasien sehingga pelayanan dapat diberikan kepada pasien sesegera mungkin.
Demikian tulisan kami tentang 8 Wastes Pada Penerapan Lean Hospital. Semoga dengan tulisan wave20.blogspot.com, ini dapat bermanfaat bagi anda yang sedang atau akan mempraktekan sistem lean.
Aktivitas tidak bernilai (NVA) atau inefisensi pada penerapan lean hospital dapat diidentifitaksi melalui 8 wastes. Untuk mengetahui 8 inefisiensi atau pemborosan yang harus menjadi fokus utama dalam melakukan aktivitas perbaikan secara terus menerus (kaizen), berikut adalah 8 pemborosan dalam lean hospital tersebut.
8 WASTE (PEMBOROSAN) atau 8 INEFISIENSI DALAM PENERAPAN LEAN MANAGEMENT HOSPITAL
1. Waktu Berhenti atau idle time Saat Pelayanan.
Ketika halting dibiarkan dan tidak dilakukan penyelesaian terhadap hal ini, maka memungkinkan terjadinya penumpukan terhadap pelanggan yang mengharapkan layanan cepat dari rumah sakit. Dan hal ini yang akhirnya membuat rasa ketidakpuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan oleh rumah sakit, sehingga performance dari rumah sakit akan menurun serta tingkat kepercayaan costumer terhadap rumah sakit akan jauh berada pada level terendah dalam segi tingkat kepuasanan.
Anda akan banyak menemukan hal ini terjadi pada layanan rumah sakit, dimana pasien harus banyak menghabiskan waktu melewati proses administratif maupun prosedur untuk mendapatkan layanan rumah sakit. Sebagai bahan acuan bahwa pasien atau pelanggan tidak membayar untuk melewati prosedur akan tatapi membayar untuk mendapat layanan dari rumah sakit agar dapat menyembuhkan serta mendapat penanganan terhadap keluhannya.
2. Overproducing atau Produksi Yang Dilakukan Secara Berlebihan.
Dalam aktivitas rumah sakit, banyak sekali ditemukan kegiatan pengulangan aktivitas ataupun overproducing yang seharusnya hal tersebut tidak perlu. Mengulangi aktivitas yang sama berkali-kali akan menyita waktu yang seharusnya hal ini tidak diperlukan. Dalam hal overproducing ini bisa diambil contoh seperti aktivitas menulis ulang identitas pasien di banyak formulir, melakukan pemeriksaan yang tidak ada indikasi, tidak berbagi informasi yang dibutuhkan oleh unit lain yang mengakibatkan unit lain melakukan aktivitas yang sama dan sebenarnya aktivitas tersebut telah dilakukan oleh unit sebelumnya.Anda dapat membayangkan ketika satu aktivitas yang sama dilakukan oleh setiap unit, berapa waktu atau lead time maupun cycle time yang dibutuhkan dalam menyelesaikan serta mendapati layanan yang akan diberikan kepada pasien.
3. Slips.
Slips merupakan kesalahan maupun mendekati kesalahan atau segala kesalahan yang dibuat oleh sumber daya karena kurang konsentrasi, kurang terlatih, kerusakan teknis, dan lainnya yang mengakibatkan diperlukannya sebuah koreksi atau perbaikan yang memakan waktu.Kesalahan-kesalahan ini jika disadari justru akan merugikan rumah sakit, baik itu berupa waktu maupun cost dan lebih diperparah lagi justru akan membahayakan nyawa pasien. Slips ini bukan hanya terjadi pada layanan pengobatan maupun penanganan terhadap pasien dalam bidang medis akan tetapi juga dapat terjadi pada administratif.
Slips dapat terjadi kerena beberapa faktor seperti kesalahan dalam menerima maupun memberi informasi, kesalahan dalam inputing data, kesalahan dalam memberikan dosis dan lainnya. Faktor kesalahan dapat beragam terutama kesalahan yang dibuat oleh kecerobohan sumberdaya, hal ini tidak bisa dianggap sepele karena setiap kesalahan kecil akan berdampak kepada pelayanan terutama kepada pasien dan akan menjadi tolak ukur dari performance rumah sakit itu sendiri.
4. Process of Non Value Added (NVA) atau Proses Yang Tidak Memiliki Nilai.
Proses NVA banyak dalam aktivitas rumah sakit terjadi terdapat pada alur pelayanan. Pemetaan terhadap proses (VSM) sangat perlu dilakukan sehingga memudahkan dalam mengidentifikasi sebuah alur proses yang seharusnya dapat diringkas maupun dilakukan perbaikan.Dalam mengidentifikasi sebuah proses NVA, anda dapat menggunakan lean metrix, dengan tujuan mempersingkat alur sehingga pelayanan birokrasi dalam rumah sakit tidak terlalu panjang yang megakibatkan tingginya processing time ataupun lead time. Perlu dilakukannya perbaikan serta mempersingkat lead time dalam alur proses birokrasi akan mempercepat penanganan terhadap pasien sehingga pelayanan dapat diberikan kepada pasien sesegera mungkin.
5. Inventory.
Penyediaan barang yang berlebihan maupun pengelolaan logistik serta gudang yang tidak tertib dengan jumlah inventaris yang berlebihan, bukan memberikan keuntungan terhadap rumah sakit akan tetapi cost yang dibutuhkan akan melebihi dari budget yang telah ditetapkan, hal ini dapat terjadi karena makin banyaknya inventory dalam rumah sakit maka makin banyaknya biaya yang dibutuhkan baik itu berupa area, waktu maupun sumberdaya yang akan digunakan untuk mengelola inventory tersebut.6. Transportation.
Aktivitas menuju suatu tempat ke tempat yang lain sebagai proses kerja hendaknya dilakukan dalam suatu rangkaian alur, agar tidak bolak-balik sebelum mencapai tujuan akhirnya. Contohnya : sirkulasi dokumen untuk validasi/mendapatkan persetujuan pada dokumen, pasien dari IGD yang memerlukan sarana diagnostik penunjang dikerjakan sebelum ditransfer ke ruangan rawat inap dsb.7. Action.
Aktivitas gerak kita di lingkungan kerja yang dapat memperlambat kinerja kita sendiri. Aktivitas ekstra yang memakan waktu karena perencanaan, peletakan alat, penyimpanan benda, atau penataan ruang terkait pekerjaan merupakan sebuah inefisiensi. Contohnya, untuk mengambil obat emergency di dalam lemari obat yang dikunci harus terlebih dahulu mencari kunci untuk membukanya, penataan peletakan obat pada rak obat farmasi dsb.8. Lack of employee engagement.
Suasana lingkungan kerja yang menciptakan budaya “cari aman” atau tidak mau berubah, kondisi tersebut salah satunya karena manajemen tidak mendengarkan atau tidak mengapresiasi ide/masukan dari karyawan.Demikian tulisan kami tentang 8 Wastes Pada Penerapan Lean Hospital. Semoga dengan tulisan wave20.blogspot.com, ini dapat bermanfaat bagi anda yang sedang atau akan mempraktekan sistem lean.
...kurang satu, yaitu budaya nunggu perintah (untuk rumah sakit pemerintah)
ReplyDelete