APA ITU TQM (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) DAN CARA IMPLEMENTASI DALAM LEAN SIX SIGMA

Apa itu TQM (singkatan dari Total Quality Management) – TQM adalah metode maupun proses yang berkelanjutan untuk mendeteksi serta mengurangi atau menghilangkan kesalahan di bidang manufaktur, merampingkan manajemen rantai pasokan, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan memastikan bahwa karyawan dapat mempercepat pelatihan. Menurut sejarah konsep TQM Sebagai sebuah filosofi, TQM / TQL berawal pada bagian pertama abad ke-20, dan dipelopori oleh Armand V. Feigenbaum, Kaoru Ishikawa, Joseph M. juga menjadi bagian dalam penerapan Lean Six Sigma bertujuan menghilangkan waste (pemborosan) juga variasi.

Karena TQM memiliki manfaat besar bagi perusahaan terutama terhadap pemanfaatan sumberdaya dengan mengikutsertakan seluruh unsur elemen karyawan dalam pengertian melakukan peningkatan profit bisnis, maka tidak sedikit organisasi mengadopsi metode dan penerapan dari konsep Total Quality Management.

Jika mencoba untuk mengambil contoh TQM dari berbagai sumber, ada baiknya perkuat metode 5S karena 5S memiliki kaitan maupun hubungan dengan TQM juga ketahui terlebih dahulu apa itu konsep dasar TQM serta bagaimana cara implementasinya dalam Lean Six Sigma di perusahaan baik itu otomotif, layanan bahkan jasa agar saat memutuskan mengambil langkah penerapan TQM, organisasi dapat mengambil manfaat sesuai harapan.

Konsep Total Quality Management (TQM)

Enam konsep dasar TQM (Total Quality Management) adalah sebagai berikut:

1. Manajemen yang berkomitmen dan terlibat untuk menyediakan organisasi jangka panjang dari atas ke bawah

Dukungan Manajemen harus berpartisipasi dalam program yang berkualitas. Tim Kualitas harus dibentuk untuk mengembangkan visi yang jelas, menetapkan tujuan jangka panjang dan mengarahkan program. Sasaran mutu harus dimasukkan dalam rencana bisnis. Program Peningkatan Kualitas Tahunan dibuat dan melibatkan masukan dari seluruh tenaga kerja. Manajemen harus berpartisipasi dalam tim peningkatan kualitas dan juga bertindak sebagai pelatih ke tim lain. Total Total Quality Management atau Manajemen mutu total adalah kegiatan berkelanjutan yang harus tertanam dalam budaya. Ini bukan hanya program sekali pakai. Total Quality Management harus dikomunikasikan kepada semua orang dalam organisasi.

2. Fokus yang tak tergoyahkan pada pelanggan, baik secara internal maupun eksternal

Inti utama dari program manajemen kualitas total (TQM) yang efektif adalah fokusnya pada pelanggannya. Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan memuaskan pelanggan internal. Manajemen harus mendengarkan 'suara pelanggan' dan menekankan kualitas desain dan pencegahan cacat. Lakukan dengan benar pertama kali dan setiap kali, karena kepuasan pelanggan adalah pertimbangan terpenting.

3. Keterlibatan dan pemanfaatan yang efektif dari seluruh tenaga kerja

Manajemen kualitas total adalah tantangan organisasi yang menjadi tanggung jawab semua orang. Semua karyawan harus dilatih dalam Total Quality Management, pengendalian proses statistik (SPC) dan lainnya keterampilan peningkatan kualitas yang sesuai sehingga mereka dapat berpartisipasi secara efektif dalam tim proyek. Termasuk pelanggan internal dan, dalam hal ini, pemasok internal untuk tim proyek adalah pendekatan yang sangat baik. Mereka yang terkena dampak rencana harus terlibat dalam pengembangan dan penerapannya. Mereka mengerti prosesnya lebih baik daripada orang lain. Mengubah perilaku adalah tujuannya. Orang harus datang untuk bekerja tidak hanya untuk melakukan pekerjaan mereka tetapi juga untuk berpikir tentang bagaimana meningkatkan pekerjaan mereka. Karyawan harus diberdayakan pada tingkat serendah mungkin untuk melakukan proses secara optimal.

4. Peningkatan berkelanjutan dalam proses bisnis dan produksi

Harus ada upaya terus-menerus untuk meningkatkan semua proses bisnis dan produksi. Proyek peningkatan kualitas seperti pengiriman satu kali, efisiensi entri pesanan, tingkat kesalahan penagihan, kepuasan pelanggan, waktu siklus, pengurangan memo dan manajemen pemasok adalah tempat yang baik untuk memulai. Teknik teknis seperti SPC, penandaan bangku, penyebaran fungsi kualitas, ISO 9000 dan dirancang Eksperimen sangat baik untuk pemecahan masalah.

5. Memperlakukan pemasok sebagai mitra

Rata-rata 40% dari penjualan adalah pembelian produk atau layanan; oleh karena itu, kualitas pemasok harus menjadi luar biasa. Hubungan yang bermitra dan bukannya yang bermusuhan harus dikembangkan. Kedua belah pihak memiliki banyak untung atau rugi berdasarkan keberhasilan atau kegagalan produk atau layanan. Fokusnya harus pada kualitas dan biaya siklus hidup daripada harga. Pemasok harus jumlahnya sedikit sehingga kemitraan sejati dapat terjadi.

6. Menetapkan ukuran kinerja untuk proses

Ukuran kinerja seperti waktu kerja, persen tidak sesuai, absensi, dan kepuasan pelanggan harus ditentukan untuk masing-masing bidang fungsional. Langkah-langkah ini harus diposting untuk dilihat semua orang. Data kuantitatif diperlukan untuk mengukur aktivitas peningkatan kualitas berkelanjutan.

Dengan ke-6 konsep utama yang menjadi prinsip-prinsip dasar tersebut memungkinkan perusahaan penerap prinsip lean six sigma mampu meningkatkan profitabiltas dan produktivitas perusahaan.

Manfaat Total Quality Management (TQM)

Tentu selain kekurangan TQM memiliki kelebihan-kelebihan yang menjadi manfaat bagi perusahaan yang menerapkan lean six sigma. Adapun manfaat-manfaatnya.

1. Menekankan kebutuhan pasar

TQM membantu dalam menyoroti kebutuhan pasar. Penerapannya bersifat universal dan membantu organisasi mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan pasar dengan cara yang lebih baik.

2. Menjamin kinerja kualitas yang lebih baik di setiap bidang kegiatan

Sikap merugikan dan non-partisipatif dari karyawan adalah hambatan terbesar dalam keberhasilan, pertumbuhan dan kemajuan organisasi. TQM menekankan pada membawa perubahan sikap dan peningkatan kinerja karyawan dengan mempromosikan budaya kerja yang tepat dan kerja tim yang efektif. Ini memberikan peluang bagus untuk pengembangan diri dan meningkatkan minat karyawan pada pekerjaan.

3. Membantu memeriksa aktivitas dan limbah yang tidak produktif

Setiap organisasi bertujuan untuk meningkatkan produktivitas serta mengurangi biaya sehingga menghasilkan peningkatan profitabilitas. Di bawah TQM, tim peningkatan kualitas dibentuk untuk mengurangi pemborosan dan ketidakefisienan setiap raja dengan memperkenalkan pendekatan sistematis. Upaya semacam itu sangat membantu dalam mencapai efektivitas dan keamanan biaya dalam organisasi.

4. Bermanfaat dalam memenuhi kompetisi

Teknik TQM sangat membantu dalam memahami persaingan dan juga mengembangkan strategi memerangi yang efektif. Karena kompetisi yang ketat, kelangsungan hidup banyak organisasi telah menjadi masalah yang sangat vital. TQM membantu dalam memahami pelanggan serta pasar. Ini memberikan kesempatan kepada organisasi untuk memenuhi kompetisi dengan menggunakan teknik TQM.

5. Metode dari teknik ini membantu dalam mengembangkan sistem komunikasi yang memadai

Komunikasi yang salah dan tidak memadai serta prosedur yang tidak tepat bertindak sebagai batu sandungan dalam pengembangan organisasi yang benar. Ini menghasilkan kesalahpahaman, produktivitas rendah, kualitas buruk, duplikasi upaya dan semangat kerja rendah. Teknik TQM mengikat anggota dari berbagai bagian terkait, departemen dan tingkat manajemen untuk komunikasi dan interaksi yang efektif.

6. Tinjauan berkelanjutan tentang kemajuan

TQM membantu untuk meninjau proses yang diperlukan untuk mengembangkan strategi perbaikan tanpa henti. Upaya peningkatan kualitas harus dilakukan terus menerus untuk memenuhi tantangan yang dinamis. Dari hal di atas, dapat disimpulkan bahwa TQM menghasilkan keuntungan baik berwujud maupun tidak berwujud.

Keuntungan nyata adalah dalam bentuk kualitas produk yang lebih baik, peningkatan produktivitas, peningkatan pangsa pasar dan profitabilitas dll. Sedangkan keuntungan tidak berwujud adalah, kerja tim yang efektif, peningkatan minat kerja, peningkatan hubungan manusia, budaya partisipatif, kepuasan pelanggan, peningkatan komunikasi dan membangun citra perusahaan yang lebih baik.

Implementasi TQM (Total Quality Management)

Langkah 1 Identifikasi kebutuhan untuk perubahan

Keberhasilan proses TQM tergantung pada apakah orang-orang yang bekerja di suatu organisasi ingin membuat perubahan terjadi. Jika organisasi Anda adalah tipe yang responsif terhadap ide-ide baru, maka TQM dapat dengan mudah diadopsi dalam sistem tersebut. Tetapi jika Anda berada dalam sistem yang sangat konservatif yang diatur oleh beberapa prinsip dasar, maka implementasi TQM harus ditunda hingga ada tekanan pada struktur yang ada yang membuat orang ingin ingin membuat perubahan terjadi. Dalam kasus seperti itu, lebih mudah untuk menjual TMQ mereka sebagai solusi di lingkungan yang bingung.

Langkah 2 Perjelas visi dan misi dengan manajemen dan karyawan

TQM adalah proses terintegrasi yang berarti membutuhkan semua tangan untuk berada di dek untuk mencapai implementasi yang sukses. Dari dewan manajemen dan eksekutif ke kepala departemen dan pangkat dan arsip, harus ada saluran komunikasi yang tepat untuk memastikan semua orang diberitahu tentang peran apa yang harus dimainkan dalam proses TQM. Selain itu, buletin TQM dapat menjadi alat komunikasi berkelanjutan yang efektif untuk menjaga kegiatan tetap berada di pangkuan karyawan saat dibuka.

Langkah 3 Survei kelompok pelanggan utama

Menjadi alasan utama untuk memulai TQM, Anda perlu mensurvei kelompok pelanggan utama Anda untuk mengumpulkan masukan mereka untuk apa yang mungkin perlu Anda sertakan dalam rencana peningkatan.

Pertama-tama Anda dapat mengidentifikasi kelompok pelanggan Anda dengan memperhatikan pihak-pihak yang terlibat dalam operasi bisnis Anda saat ini. Mereka termasuk tetapi tidak terbatas pada:

• Para karyawan
• Pemasok
• Vendor
• Tim
• Pemodal
• Pelanggan, dll.

Anda dapat menggunakan keluhan apa pun dari kelompok-kelompok ini untuk merencanakan kursus untuk solusi masalah yang dihadapi organisasi Anda.

Langkah 4 mengidentifikasi Kritikal Faktor Kesuksesan Penting

Faktor Kesuksesan Penting adalah ukuran kecil yang memungkinkan tujuan keseluruhan mudah diukur. Dengan beberapa data yang dapat ditindaklanjuti di sisi Anda agar Anda tetap dekat dengan tujuan Anda, Anda tidak hanya memastikan TQM berhasil pada akhirnya tetapi juga mengetahui kapan implementasi sepenuhnya dilakukan. Untuk alasan ini, Anda akan memerlukan bantuan (alat) untuk melacak data yang berguna dalam merencanakan setiap tindakan. Selain itu, CSF harus menyertakan langkah-langkah yang dapat Anda kuantifikasi dengan mudah (nomor yang ditugaskan untuk):

• Jumlah Terjual
• Jumlah Tawaran yang Ditutup per Hari
• Panggilan Pelanggan dijawab per Hari (dikurangi tarif panggilan yang dijatuhkan)
• Saham
• Angka-angka Neraca Peningkatan
• Keluhan Pelanggan (nomor)

Langah 5 Memetakan proses dan sub-proses utama

Seperti yang dikatakan, TQM yang lengkap adalah berbasis proses, oleh karena itu TQM merupakan subjek peningkatan yang berkelanjutan. Tetapi ketika Anda memulai suatu proses, ada sub-proses di antaranya untuk pindah ke proses selanjutnya. Misalnya, suatu proses dapat untuk meningkatkan kepuasan pelanggan Anda, sementara sub-proses mungkin untuk mengurangi tingkat panggilan yang dijatuhkan, meningkatkan layanan purna jual, meningkatkan bonus dan manfaat saat pembelian, dll. Ini adalah sub proses yang dapat Anda ukur untuk menentukan level yang telah Anda capai dalam menyelesaikan proses utama.

Langkah 6 Latih dan latih kembali karyawan

Karena kesuksesan dengan TQM sangat tergantung pada tingkat adopsi oleh orang-orang yang bekerja di organisasi, Anda harus melatih dan melatih kembali karyawan Anda untuk membuat kaki mereka basah dalam struktur baru. Sementara tugas tertentu mungkin memerlukan konsultan luar dalam pelatihan staf dan desain sistem, akses ke proses rumit TQM harus terbuka untuk semua pekerja internal di organisasi Anda. Juga, harus ada definisi peran yang jelas dan spesifikasi tugas dalam hubungan kolaboratif dengan konsultan.

Langkah 7 Kembangkan rencana perbaikan

Karena itu, Anda harus memiliki peta jalan yang jelas tentang bagaimana proses TQM akan diimplementasikan. Rencana yang baik harus memiliki dasar-dasar dasar di dalamnya untuk menjadi sukses. Pertama, paket Anda harus mengikuti format SMART yang populer. Itu juga harus memasukkan perubahan-perubahan tertentu yang dapat diadaptasi oleh karyawan Anda. Paket tipikal harus berisi:

• Konsep untuk mentransisikan ide TQM ke fungsi dan tugas bagi karyawan.
• Pengembangan dan Pelatihan Kepemimpinan (menginspirasi gerakan).
• Proses inisiatif dan pengembangan peningkatan.
• Pelatihan Staf di bidang kualitas layanan pelanggan.
• Teknik Evaluasi Kinerja: membantu memantau dan memastikan pekerjaan dilakukan sesuai dengan spesifikasi

Langkah 8 Ukur dan Laporkan

Pada akhirnya, laporan tentang apakah TQM berhasil atau tidak tergantung pada pengukuran yang diperhitungkan dalam proses itu untuk menginformasikan strategi Anda di bidang-bidang penting seperti, pembelian, perekrutan, dan diversifikasi.

Dalam memutuskan kapan harus meningkatkan atau menyesuaikan atau membayangkan kembali seluruh proses, Anda masih perlu mengukur pilihan Anda untuk keputusan itu.

Dalam keseluruhan kompilasi data, pengukuran juga merupakan kunci untuk menentukan bagaimana perusahaan telah berubah dalam beberapa angka kritis. Data yang dikumpulkan dalam proses ini dapat bermanfaat tidak hanya untuk menarik pelanggan baru tetapi juga untuk memberikan kredit kepada karyawan Anda untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik, yang dapat berfungsi sebagai motivasi untuk TQM di masa depan.

Catatan: Tim program TQM harus memberi Motivasi dan Inspirasi ke karyawan perusahaan bukan hanya sekedar kata-kata, program ini harus memiliki pengawasan dan koordinasi kegiatan pelaksanaan. Pilih area target pertama sebagai area percontohan, wilayah ini akan menunjukkan konsep TQM. Pelajaran yang didapat dari daerah sasaran awal / area percontohan dapat diterapkan lebih lanjut dalam proses implementasi.

Share :