PENGERTIAN PDCA DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPANNYA DALAM MANAJEMEN KUALITAS

PDCA (plan-do-check-adjust, secara umum banyak ahli menyebut plan-do-check-act) adalah model empat tahap yang berulang untuk perbaikan berkelanjutan (CI) dalam manajemen proses bisnis.

Model PDCA dalam pengertian juga dikenal sebagai lingkaran / siklus / roda Deming, siklus Shewhart, lingkaran / siklus kontrol, atau plan-do-study-act (PDSA) Cycle.

Dalam arti singkat model ini diterapkan untuk meningkatkan kualitas (mutu) dan efektivitas proses dalam manajemen siklus hidup produk, manajemen proyek, manajemen sumber daya manusia (SDM), manajemen rantai pasokan (SCM) dan banyak bidang bisnis lainnya.

Baca: Perbandingan Penerapan Metode Activity Based Costing (ABC) dan Target Costing di Perusahaan

Pengertian PDCA dan Langkah-Langkah Penerapannya dalam Manajemen Mutu

PDCA dipopulerkan oleh pakar Dr. W. Edwards Deming, seorang insinyur Amerika, ahli statistik dan konsultan manajemen. Deming sering dianggap sebagai bapak kontrol kualitas modern (Quality Control - QC).

Teori-teori dasar Deming untuk menerapkan konsep TQM (Total Quality Manangement) dan standar kualitas ISO 9001. Namun Demings sendiri memuji Walter Andrew Shewhart sebagai pencipta siklus / PDCA cycle. Shewhart adalah seorang ahli fisika, insinyur dan ahli statistik Amerika yang sering dianggap sebagai bapak statistik pengendalian kualitas (mutu).

Proses TQM sering dibagi menjadi empat kategori berurutan: Plan - merencanakan, Do - melakukan, Check - memeriksa, dan Act - bertindak.

Baca: Pengertian TQM (Total Quality Management) dan Cara Implementasi dalam Lean Six Sigma

Tentu Ada berbagai metode untuk menangani aktivitas organisasi yang tersedia bagi bisnis saat ini, dan para pemimpin tidak kekurangan alat untuk membantu mereka menyelesaikan pekerjaan. Di antara berbagai teknik yang tersedia, tren umumnya condong ke arah solusi yang dapat menyelesaikan masalah secara tepat waktu dan efisien, meminimalkan jumlah langkah yang diperlukan untuk mencapai keadaan yang dapat diterima.

Metode PDCA didasarkan pada empat langkah yang merupakan singkatan dari namanya. Langkah-langkahnya secara khusus rencanakan (Plan), lakukan (DO), periksa (Check), dan bertindak (Act). Beberapa variasi metode menambahkan langkah kelima ekstra sebelum semua yang lain - perhatikan (Study) - tetapi versi tradisional hanya didasarkan pada empat langkah utama. Apakah strategi bisnis akan mengimplementasikan versi lima langkah yang dimodifikasi atau menggunakan yang asli, itu terserah bisnis Anda, tetapi memahami arti dari setiap langkah sangat penting dalam mengimplementasikan PDCA dengan benar.

Empat Langkah PDCA dan Bagaimana Strategi Perusahaan Menuju Peningkatan Berkesinambungan

Berikut adalah contoh langkah-langkah bagaimana PDCA diterapkan di Manajemen Mutu - TQM:

PLAN

Plan - merencanakan adalah dengan menetapkan masalah yang akan ditangani, kumpulkan data yang relevan, dan pastikan akar masalahnya.

Inti dari metode PDCA adalah kemampuan untuk merencanakan tindakan Anda dengan benar. Anda perlu memiliki serangkaian target yang jelas yang Anda coba capai, dan Anda juga harus mengidentifikasi proses terkait di belakang pencapaian masing-masing target tersebut. Ini juga merupakan tahap di mana Anda menentukan apa yang ingin Anda capai setelah Anda selesai menerapkan metode PDCA. Setiap detail tentang status akhir organisasi harus diuraikan di sini sedetail mungkin. Anda juga akan dengan jelas mendefinisikan masalah Anda, mengumpulkan data, dan menganalisis akar penyebab masalah Anda (atau sumber variasi terbesar Anda).

Jika Anda melihat grafik dibawah ini, Anda dapat melihat berapa banyak waktu yang HARUS Anda habiskan untuk fase rencanakan (Plan) - Catatan: ini lebih dari 50% dari total waktu!

Gambar: Contoh grafik penerapan PDCA Cycle

DO

Do - melakukan adalah mengembangkan dan mengimplementasikan solusi; memutuskan pengukuran untuk mengukur efektivitasnya.

Seperti namanya, lakukan (DO) merupakan tempat Anda melakukan rencana (Plan) dari langkah 1 ke dalam tindakan, dan sepenuhnya mengimplementasikan semua elemennya. Sangat penting untuk mengikuti rencana semula sepanjang jalan, meskipun ternyata ada ruang untuk perbaikan. Temukan cara untuk mengimplementasikan solusi Anda dengan cepat, sehingga Anda dapat segera mengetahui apakah itu berfungsi atau tidak.

Check

Check - memeriksa adalah konfirmasikan hasil melalui perbandingan data sebelum dan sesudah.

Periksa (Check) ini merupakan langkah di mana Anda akan benar-benar memasukkan data yang Anda kumpulkan di langkah sebelumnya untuk digunakan. Dengan menggunakan semua data yang dikumpulkan dalam analisis, dan menggabungkannya dengan data tambahan dari rencana yang Anda kembangkan pada langkah 1, Anda harus dapat melihat pola perubahan atau peningkatan yang muncul. Menganalisis hasil penerapan metode PDCA sama pentingnya dengan implementasi yang benar dari dua langkah pertama, karena jika tidak, Anda tidak akan tahu apakah sebenarnya ada manfaat apa pun yang Anda lakukan. Terkadang, langkah ini disebut Studi, atau PDSA. Bagaimanapun, kita perlu memutuskan apa yang terjadi, dan memutuskan apa yang perlu kita lakukan selanjutnya.

Act

Act - bertindak adalah mendokumentasikan hasilnya, beri tahu orang lain tentang perubahan proses, dan buat rekomendasi untuk masalah yang akan dibahas dalam siklus PDCA berikutnya.

Baca: PDCA Cycle Metode Ilmiah: Upaya Buat Meningkatkan Produktivitas Dalam Penerapan Lean Manufacturing di Perusahaan

Bertindak (Act) merupakan akhirnya, jika hasil Anda menunjukkan bahwa ada peningkatan yang jelas dalam operasi organisasi dari penerapan PDCA, maka Anda harus terus melakukan hal yang sama di masa depan. Ambil apa yang telah Anda pelajari dari eksperimen dengan PDCA, dan implementasikan ke dalam standar operasional prosedur (SOP) organisasi secara rutin. Ini sekarang harus menjadi norma untuk bagaimana hal-hal dilakukan, kecuali tentu saja perusahaan mengalami masalah lain di masa depan. Dalam hal ini, Anda dapat dengan mudah menjalankan iterasi lain dari metode PDCA dan memperbaiki situasi lagi. Seperti yang Anda lihat, metode PDCA sangat fleksibel dan dapat menyebabkan peningkatan terus menerus tanpa banyak kesulitan. Selama Anda terus mengevaluasi hasil kerja perusahaan Anda secara objektif dan mengingat data masa lalu, Anda harus berada di jalur yang benar.

Baca: Prinsip-prinsip Dasar Dalam Menyusun Standard Operating Procedure (SOP)

Kesimpulan

PDCA CYCLE adalah metode yang sederhana, tetapi terbukti sangat efektif karena berbagai alasan khususnya dalam Manajemen Mutu. Ada alasan mengapa PDCA Cycle masih diterapkan di banyak organisasi di seluruh dunia dalam satu bentuk atau lainnya, dan meskipun metode inti telah dimodifikasi secara signifikan dari waktu ke waktu, ide dasarnya tetap sama, dan empat langkah masih dapat dengan mudah diidentifikasi dalam versi modifikasi dari sistem yang sama. Seiring waktu, Anda kemungkinan akan belajar mengidentifikasi sistem di lingkungan lain juga, dan Anda akan terkejut betapa seringnya sistem ini digunakan di dunia sekitar kita dengan tingkat keberhasilan yang luar biasa.