PENGERTIAN, CARA MEMBUAT DAN TOOLS ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

Root cause analysis (RCA) adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi "penyebab utama" masalah atau peristiwa dan pendekatan untuk meresponsnya. RCA didasarkan pada gagasan dasar bahwa manajemen yang efektif membutuhkan lebih dari sekadar “memadamkan kebakaran” untuk masalah yang berkembang, tetapi menemukan cara untuk mencegahnya. Bagi mereka yang baru mulai mengenal analisa tentu pernah mendengar kata atau Istilah dari Root Cause Analysis (RCA). Bagi para ahli tentu memahami tentang apa yang dimaksud dengan Root Cause Analysis namun bagi Anda yang baru, tenang wave20.blogspot.com akan menulis tentang pengertian, cara membuat dan tools root cause analysis (RCA) silahkan simak dibawah.

PENGERTIAN ROOT CAUSE ANALYSIS?

Root Cause Analysis (RCA) merupakan pendekatan terstruktur untuk mengidentifikasi faktor-faktor berpengaruh pada satu atau lebih kejadian-kejadian yang lalu agar dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja. Secara umum, Root cause merupakan alasan yang paling mendasar terjadinya kejadian yang tidak diharapkan. Apabila permasalahan utama tidak dapat diidentifikasi, maka kendala-kendala kecil akan makin bermunculan dan masalah tidak akan berakhir. Oleh karena itu, mengidentifikasi dan mengeliminasi akar suatu permasalahan merupakan hal yang sangat penting.

Singkatnya Root cause analysis adalah suatu proses mengidentifikasi penyebab-penyebab utama suatu permasalahan dengan menggunakan pendekatan yang terstruktur. Selain itu, pemanfaatan RCA dalam analisis perbaikan kinerja dapat memudahkan pelacakan terhadap faktor yang mempengaruhi kinerja. Root Cause (akar penyebab) adalah bagian dari beberapa faktor (kejadian, kondisi, faktor organisasional) yang memberikan kontribusi, atau menimbulkan kemungkinan penyebab dan diikuti oleh akibat yang tidak diharapkan.

Baca : Cara Menggali Akar Penyebab Masalah Dengan Root Causes Analysis

LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

Langkah 1 – Definisikan Masalah

Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini?
Jelaskan simptom yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!

Langkah 2 – Kumpulkan Data

Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada?
Sudah berapa lama masalah tersebut ada?
Impact apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut?

Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin

Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi?
Adakah masalah-masalah lain yang muncul seiring/mengikuti kemunculan masalah utama?

Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)

Mengapa faktor kausal tersebut ada?
Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi

Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?

FUNGSI

Dalam proyek-proyek improvement Root Cause Analysis Berfungsi atau bermanfaat antar lain sbb:

Mengidentifikasi potensi kegagalan/kesalahan produk ataupun proses
Mencatat efek yang akan timbul jika benar-benar terjadi kegagalan/kesalahan
Menemukan sebab-sebab potensial dari kesalahan tersebut dan resiko yang ditimbulkan
Membuat daftar dan prioritas tindakan yang dapat dilakukan untuk mengurangi resiko kegagalan/kesalahan.

TAHAP DASAR SAAT MELAKUKAN ROOT CAUSE ANALYSIS MENGGUNAKAN 5 WHY ANALISIS

1. Tentukan masalahnya dan area masalahnya

Permasalahan harus ditentukan berikut dengan are dimana terjadinya masalah yang akan diselesaikan.

2. Lakukan brainstorming

Mengumpulkan tim untuk brainstorming sehingga kita bisa memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah yang terjadi.

3. Lakukan Gemba Kaizen

Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat area aktual, objek aktual, dengan data aktual. Pentingnya menerapkan Kaizen dengan Genba, Genbutsu, Genjitsu dalam penerapan Lean Manufacturing dengan tujuan untuk mengetahui secara langsung objek tanpa mengandalkan data yang diterima saja.

4. Mulai bertanya menggunakan Why (Mengapa)

Identifikasi sebanyak mungkin faktor penyebab. Mulailah dengan masalah dan curah pendapat faktor-faktor penyebab untuk masalah itu dengan menanyakan "Mengapa?" Tinjauan yang dilakukan selama analisis situasi dan lokakarya pemangku kepentingan adalah tempat yang baik untuk menemukan faktor penyebab. Staf proyek juga dapat bertanya pada diri sendiri berdasarkan pengalaman mereka sendiri dan pemangku kepentingan dengan pertanyaan “mengapa” atau “jadi apa” untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab.

Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya.

Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur.

5. Identifikasi dan implementasikan solusi

Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera identifikasi dan implementasikan solusinya.
Monitor terus kinerjanya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi.

JENIS TOOLS (ALAT) YANG UMUM DIGUNAKAN DALAM ROOT CAUSE ANALYSIS - RCA

1. Event Tree Analysis

Ini adalah teknik analisis untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi urutanperistiwa dalam skenario kecelakaan yang potensial. ETA menggunakan struktur pohon logikavisual yang dikenal sebagai pohon kejadian (ET). Tujuan dari ETA adalah untuk menentukanapakah suatu kejadian akan berkembang menjadi sebuah kecelakaan serius atau jika peristiwatersebut dapat dikendalikan oleh sistem keselamatan dan prosedur yang diterapkan dalam desainsistem. ETA dapat menghasilkan berbagai kemungkinan hasil keluaran dari sebuah kejadianawal, dan dapat memprediksi kemungkinan terjadinya kecelakaan untuk setiap hasil keluaran.

2. Fault Tree Analyis

Fault Tree Analysis adalah suatu teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi resiko yang berperan terhadap terjadinya kegagalan. Metode ini dilakukan dengan pendekatan yang bersifat top down, yang diawali dengan asumsi kegagalan atau kerugian dari kejadian puncak (Top Event) kemudian merinci sebab-sebab suatu Top Event sampai pada suatu kegagalan dasar (root cause).

3. Failure Mode Effect Analyis ( FMEA)

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah pendekatan sistematik yang menerapkan suatu metode pentabelan untuk membantu proses pemikiran yang digunakan oleh engineers untuk mengidentifikasi mode kegagalan potensial dan efeknya.

Secara umum, FMEA (Failure Modes and Effect Analysis) didefinisikan sebagai sebuah teknik yang mengidentifikasi tiga hal, yaitu :

Penyebab kegagalan yang potensial dari sistem, desain produk, dan proses selama siklus hidupnya,
Efek dari kegagalan tersebut,
Tingkat kekritisan efek kegagalan terhadap fungsi sistem, desain produk, dan proses.

4. Systematic Couse and Analysis Tool (SCAT)

SCAT adalah suatu tool yang digunakan untuk mengevaluasi dan menginvestigasi incident dengan menggunakan SCAT chart.

Uraian tentang lima blok dalam SCAT Sebagai berikut:

Pada blok pertama diisi tentang diskripsi dari incident
Blok yang kedua diisi tentang berbagai hal yang dapat memicu timbulnya kecelakaan
Blok ketuga berisikan tentang immediate cause.
Blok yang kempat berisikan basic cause.
Blok yang kelima berisikan tentang tindakan yang dapat dilakukan untuk mensukseskan loss control program.

5. Bird dan Lotfus - Loss Cousation

Teori ini telah membawa dasar untuk mendapatkan hasil investigasi yang cukup akurat pada zamannya dan masih sering digunakan oleh beberapa perusahaan maupun individu untuk mendapatkan hasil investigasi kecelakaan maupun incident yang terjadi dilapangan.

6. Fish Bone Diagram / Diagram Tulang ikan

Diagram tulang ikan, juga disebut diagram sebab dan akibat atau diagram Ishikawa, adalah alat visualisasi untuk mengkategorikan penyebab potensial masalah untuk mengidentifikasi akar penyebabnya.

Teori diagram ini dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa, Ph.D pada tahun 1943 dan sering disebut Diagram Ishikawa. Tools dalam menganalisa mutu dengan tujuan mengetahui secara menyeluruh hubungan antara kegagalan dengan penyebabnya dengan menemukan faktor- faktor yang merupakan sebab pada suatu masalah. Kepala ikan adalah akibat Effect dan satu panah tebal diagram menuju Effect.

KESIMPULAN PENGERTIAN, CARA MEMBUAT DAN TOOLS ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

Root cause analysis (RCA) adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi "penyebab utama" masalah atau peristiwa dan pendekatan untuk meresponsnya. RCA didasarkan pada gagasan dasar bahwa manajemen yang efektif membutuhkan lebih dari sekadar “memadamkan kebakaran” untuk masalah yang berkembang, tetapi menemukan cara untuk mencegahnya.

Analisis akar penyebab adalah proses untuk mengidentifikasi faktor-faktor dasar atau penyebab yang mendasari variasi dalam kinerja, termasuk kejadian atau kemungkinan terjadinya kejadian sentinel.

5 Whys adalah teknik yang digunakan dalam fase Analisis metodologi Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Improve, Control). Dengan berulang kali mengajukan pertanyaan "Mengapa" (lima adalah aturan praktis yang baik), Anda dapat mengupas lapisan-lapisan gejala yang dapat menyebabkan akar penyebab masalah.

Wave20 - Lean