Langkah Dalam Membuat Laporan A3 wave20.blogspot.com – Dalam penerapan lean management di perusahaan, baik itu rumah sakit maupun manufacturing dibutuhkan perencanaan dalam perbaikan menuju arah lebih baik. Sebuah rencana yang teratur serta terarah dan memiliki fokus tepat sasaran harus di racang sedemikian rupa, perencanaan yang tidak memiliki konsep yang matang serta tindaklanjut akan membuat aktivitas perbaikan menjadi pemborosan, olah karena ini sebuah rencana perubahan dan perbaikan dalam penerapan lean hospital (health care) maupun lean manufacturing menggunakan A3 report sebagai salah satu alat yang digunakan
untuk perubahan menuju lebih baik.
Laporan A3, banyak versinya akan tetapi hanya memiliki 2 jenis A3 report yaitu Proposal A3 Repot dan A3 Report problem solving. Cara pambuatan A3 Report sebagai laporan sebuah aktivitas perbaikan dan A3 report proposal tidak memiliki perbadaan yang sangat sigifikan. Seperti diketahui dalam aktivitas perbaikan dengan menggunakan sistem lean akan selalu terstruktur dengan PDCA Cycle, Jadi metode yang dilakukan dalam membuat laporan A3 akan selalu di awali dengan latar belakang dari permasalahan. Adapun dalam membuat A3 report yang bisa anda lakukan dengan mengkuti langkah berikut.
Sebagai contoh pembuatan A3 report pada penerapan lean health care (Hospital), fokus utama dalam rumah sakit adalah kepuasan pasien. Dan dalam misinya pancapaian target kepuasan pelanggan/pasien terhadap layanan rumah sakit adalah 95%, akan tetapi pada kenyataannya rumah sakit hanya mendapatkan kepuasan pelanggan atas layanan rumah sakit sebesar 80%, maka diperlukan perubahan dan perbaikan dalam layanan yang diberikan rumah sakit agar mencapai target. Jika dilihat dari kasus ini maka terdapat GAP atau selisih antara target dan pencapaian rumah sakit sebanyak 15%.
Kendala dan permasalahan yang dihadapi oleh rumah sakit sebanyak 15% tersebutlah yang nantinya di analisa dan di cari tahu faktor-faktor penyebab dari timbulnya selisih 15%. Jadi dalam background pembuatan A3 Report dalam penerapan lean rumah sakit dapat dituangkan dan dibuat deskriptif seperti contoh.
Kesimpulan: Dalam membuat background dalam A3 Report problem solving, sangat penting menampilkan pula grafik sebagai perwakilan deskriftif dari background permasalahan.
Dalam A3 report problem solving pada time line ini harus juga mencantumkan penanggung jawab dari aktivitas yang akan dilakukan, dan pencantuman PIC tersebut usahkan tidak mencantumkan departemen saja akan tetapi harus di ikuti dengan nama si penanggung jawab, dengan tujaun agar memudahkan setiap orang dalam menemukan serta berhubungan dengan si penanggung jawab aktivitas perbaikan.
Demikian tulisan kami tentang Langkah Cara Membuat A3 Report. Semoga dengan tulisan ini dapat bermanfaat bagi anda yang sedang atau akan mempraktekan sistem lean.
Kami ucapkan terimakasih telah menyediakan waktu untuk berkunjung serta membaca tulisan yang terdapat pada wave20.blogspot.com, jika ada pembahasan yang terlewatkan dari tulisan kami ataupun ada ide maupun masukkan yang terkait dengan tulisan kali ini, silahkan anda tulis pada kolom komentar yang terdapat pada blog ini.
Laporan A3, banyak versinya akan tetapi hanya memiliki 2 jenis A3 report yaitu Proposal A3 Repot dan A3 Report problem solving. Cara pambuatan A3 Report sebagai laporan sebuah aktivitas perbaikan dan A3 report proposal tidak memiliki perbadaan yang sangat sigifikan. Seperti diketahui dalam aktivitas perbaikan dengan menggunakan sistem lean akan selalu terstruktur dengan PDCA Cycle, Jadi metode yang dilakukan dalam membuat laporan A3 akan selalu di awali dengan latar belakang dari permasalahan. Adapun dalam membuat A3 report yang bisa anda lakukan dengan mengkuti langkah berikut.
Daftar Isi:
TENTUKAN BACKGROUND
Ketika anda akan memulai bikin A3 Report, terlebih dahulu fokuskan kepada permasalahan apa yang akan anda jadikan sebagai background. Latar belakang ini umumnya didapat dari permasalah secara garis besar yang dihadapi oleh rumah sakit maupun manufacturing.Sebagai contoh pembuatan A3 report pada penerapan lean health care (Hospital), fokus utama dalam rumah sakit adalah kepuasan pasien. Dan dalam misinya pancapaian target kepuasan pelanggan/pasien terhadap layanan rumah sakit adalah 95%, akan tetapi pada kenyataannya rumah sakit hanya mendapatkan kepuasan pelanggan atas layanan rumah sakit sebesar 80%, maka diperlukan perubahan dan perbaikan dalam layanan yang diberikan rumah sakit agar mencapai target. Jika dilihat dari kasus ini maka terdapat GAP atau selisih antara target dan pencapaian rumah sakit sebanyak 15%.
Kendala dan permasalahan yang dihadapi oleh rumah sakit sebanyak 15% tersebutlah yang nantinya di analisa dan di cari tahu faktor-faktor penyebab dari timbulnya selisih 15%. Jadi dalam background pembuatan A3 Report dalam penerapan lean rumah sakit dapat dituangkan dan dibuat deskriptif seperti contoh.
Kesimpulan: Dalam membuat background dalam A3 Report problem solving, sangat penting menampilkan pula grafik sebagai perwakilan deskriftif dari background permasalahan.
BUAT REFLEKSI KEGIATAN TAHUN LALU
Langkah selanjutnya dalam membuat A3 Report adalah refleksi dari aktvitas yang telah dilakukan sebelumnya. Hal ini bertujuan untuk melihat apakah kegiatan yang dibuat tahun lalu berjalan sesuai dengan rencana, jika tidak buatlah deskriptif penyebab aktivitas tersebut tidak atau belum sesuai dengan standar yang telah ditentukan.BUAT RASIONAL AKTIVITAS TAHUN INI
Setelah pembuatan dan pendeteksian aktivitas tahun lalu, maka buatlah rasional aktivitas yang dapat dilakukan pada tahun ini. Dalam rasional aktivitas tahun ini anda juga dapat menggunakan aktivitas tahun lalu yang tidak berjalan dengan konsisten atau bahkan tidak berjalan sama sekali.BUATLAH BATAS WAKTU AKTIVITAS
Langkah selanjutnya setelah anda membuat rasional aktivitas tahun ini, atau rencana kegiatan. Maka point terpenting adalah anda harus membikin time line pada A3 report, untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas perbaikan dan peneyelesaian permasalahan mengikuti dan terstruktur dengan baik.Dalam A3 report problem solving pada time line ini harus juga mencantumkan penanggung jawab dari aktivitas yang akan dilakukan, dan pencantuman PIC tersebut usahkan tidak mencantumkan departemen saja akan tetapi harus di ikuti dengan nama si penanggung jawab, dengan tujaun agar memudahkan setiap orang dalam menemukan serta berhubungan dengan si penanggung jawab aktivitas perbaikan.
BUAT FOLLOW-UP ATAU UNSOLVED ISSUE
Jika dalam penerapan lean hispotal, maupun lean manufacturing ataupun lean management anda membuat A3 report problem solving sebagai laporan dari aktivitas kaizen, anda dapat membuat deskriptif terkait dengan permasalahan yang tidak dapat terselesaikan dan penjelasan mengapa aktivitas tersebut tidak berjalan, akan tetapi jika anda membuat laporan A3 sebagai A3 report problem solving proposal, maka gunakan tindak lanjut dengan membuat track record aktivitas perbaikan, gunakan monthly meeting dan review terhadap rencana aktivitas perbaikan.Demikian tulisan kami tentang Langkah Cara Membuat A3 Report. Semoga dengan tulisan ini dapat bermanfaat bagi anda yang sedang atau akan mempraktekan sistem lean.
Kami ucapkan terimakasih telah menyediakan waktu untuk berkunjung serta membaca tulisan yang terdapat pada wave20.blogspot.com, jika ada pembahasan yang terlewatkan dari tulisan kami ataupun ada ide maupun masukkan yang terkait dengan tulisan kali ini, silahkan anda tulis pada kolom komentar yang terdapat pada blog ini.
Bisa dibahas lebih detail lagi agar semakin paham
ReplyDelete