SIKLUS PDCA - KONSEP DALAM MENYELESAIKAN MASALAH

wave20.blogspot.com, PDCA (singkatan: Plan, Do, Check, Act) adalah salah satu pendekatan manajemen termudah untuk pengendalian proses dan perbaikan terus-menerus terutama dalam pengendalian kualitas. siklus PDCA juga dikenal sebagai sistem yang memiliki konsep dan manfaat untuk mengembangkan pemikiran kritis. Oleh karena itu konsep PDCA harus didasarkan pada metode ilmiah dalam menyelesaikan permasalahan di perusahaan.


PDCA adalah metode manajemen empat langkah yang berulang yang digunakan dalam bisnis untuk pengendalian dan peningkatan proses dan produk secara terus menerus (Continuous Improvement). PDCA ini juga dikenal sebagai lingkaran Deming circle/cycle/wheel, Shewhart cycle, control circle/cycle, atau plan-do-study-act (PDSA).


Prinsip dasar metode ilmiah dan PDCA adalah iterasi, begitu hipotesis dikonfirmasi, pelaksanaan siklus lagi akan memperluas pengetahuan lebih jauh. Mengulangi siklus PDCA dapat membawa penggunanya lebih dekat ke tujuan, biasanya merupakan operasi dan keluaran yang sempurna.


Proses penyelesaian masalah saat penerapan lean maufacturing di perusahaan, sangat perlu untuk menggunakan metode ilmiah PDCA Cycle, serta adanya keikutsertaan karyawan dari berbagai level untuk terlibat dan memecahkan masalah menggunakan PDCA dalam budaya berpikir kritis sehingga mereka akan lebih mampu berinovasi dan bertahan di depan persaingan melalui pemecahan masalah yang ketat dan inovasi selanjutnya. Lalu apa manfaat serta bagaimana cara membuat PDCA Cycle?, berikut ulasannya.

MANFAAT PDCA

PDCA, akronim yang merupakan singkatan dari "plan, do, check, act," adalah teknik dalam Total Quality Management yang memungkinkan organisasi melakukan perbaikan dalam proses dan metode sambil terus mengevaluasi hasilnya. Manfaat yang bisa didapat ketika pelaksanaan PDCA, adalah:

1. Meminimalkan biaya.

Dengan menggunakan teknik PDCA memungkinkan bisnis untuk menguji perubahan proses dalam skala kecil sebelum mengeluarkan biaya pada metode yang mungkin tidak sesuai atau yang memerlukan penyesuaian.


Perusahaan dapat terus berjalan seperti biasa saat menganalisis pengaruh perubahan terhadap proses. Misalnya, metode baru mungkin memerlukan alat tambahan atau mesin untuk meletakkannya di tempat di lantai produksi. Sebelum membeli alat tambahan, organisasi dapat menguji proses untuk memastikan hasilnya akan menghasilkan peningkatan produktivitas atau peningkatan kualitas.

2. Aplikasi tak terbatas.

Manufaktur yang menerapkan lean, dengan menggunakan teknik Total Quality Management (TQM) banyak menawarkan manfaat bagi proses bukan hanya kepada manufaktur, akan tetapi juga lean accounting, ataupun sumberdaya. Teknik PDCA memungkinkan perusahaan untuk mencoba proses dengan batasan waktu untuk menganalisis metode baru sebelum menerapkannya di seluruh papan.

3. Memberdayakan Karyawan.

Dengan metode PDCA, memungkinkan perusahaan untuk mengajak dan mengikutsertakan setiap karyawan dari berbagai level, sehinggan akan terciptanya kerjasama tim yang baik dalam organisasi. Hubungan kerja dengan menghargai setiap ide maupun pendapat karyawan tanpa melihat dari level kedudukan merupakan penghargaan terbesar.

Baca: PENGERTIAN PDCA CYCLE DAN LANGKAH-LANGKAH PENERAPANNYA DALAM MANAJEMEN KUALITAS

LANGKAH CARA IMPLEMENTASI PDCA CYCLE

Cara membuat dan mengimplementasi siklus PDCA, langkah langkah yang harus dilakukan adalah:

1. Pelaksanaan rencana - Plan

Umumnya dalam pelaksanaan penyelesaian permasalahan dengan menggunakan sistem lean di manufacturing akan menghabiskan banyak waktu pada tahap perencanaan. Tahap perencanaan ini harus mencakup:

Memperjelas permasalahan.

Pada tahapan ini, bisa dikatakan sebagai tahapan dimana tim kerja harus lebih mendalami latar belakang permasalahan yang akan dihadapi. Background dari permasalahan tersebut harus didapat seakurat mungkin, pada prakteknya lean tidak hanya terfokus kepada data yang didapat akan tetapi harus ada penelusuran lebih dalam lagi berupa kegiatan yang dilakukan di shopfloor. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa data yang didapat berdasarkan laporan adalah sesuai dengan kenyataan yang terjadi.

Baca: Pengenalan Apa Itu Shop Floor Control Dan Bagaimana Menerapkan ROI

Pemilahan atau menspesifikasi permasalahan.

Tahapan yang harus dilakukan pada tahapan ini bisa dilakukan jika sudah dapat latar belakang permasalahan yang terjadi, latar belakang permasalahan yang ada biasanya bersifat umum dan sangat luas, seperti jika dalam manufacturing menghadapi permasalahan di kualitas produk. Sebagai contoh PDCA di perusahaan pada saat ini kualitas produk tidak mencapai target yang diharapkan, maka pada tahapan pemilahan permasalahan ini berkaitan dengan penyebab-penyebab yang menimbulkan permasalahan tersebut.

Pengaturan target.

Pengaturan target harus berdasarkan kepada permasalahan yang akan ditemukan solusi dari perbaikan, artinya untuk tahapan penetapan target perbaikan bisa dilakukan setelah tahapan breakdown the problem dengan memprioritaskan kepada satu atau pusat permasalahan tersebut.
Analisis permasalahan. analisa permaslahan yang dengan tujuan bisa ditemukan inti dari permasalahan tersebut.

2. Eksekusi atau melakukan solusi perbaikan - Do

Pelaksanaan eksekusi dari solusi yang telah disepakati oleh tim perbaikan adabaiknya dilakukan trial, dengan tujuan mengetahui tingkat dari kegagalan ataupun keberhasilan dalam pelaksanaan solusi tersebut.


Pada pelaksanaan eksekusi, usahakan lakukan dengan tidak permanen, sehingga jika menemukan kendala pada solusi yang telah lakukan, memungkinkan tim Kaizen untuk melakukan perubahan atau perbaikan dari solusi yang sebelumnya dicoba. Dengan begitu tingkat kegagalan dalam pelaksanaan eksekusi bisa meminimalisir di tempat terjadinya permasalahan tersebut, yang akan berdampak kepada tidak stabilnya produkitifitas perusahaan.


Setelah trial yang dilakukan berhasil dan tidak memiliki kendala berarti, barulah penerapannya dilakukan eksekusi di area terjadinya permasalahan. Sebelum mengimplemantasikan solusi di area tersebut, lakukan sosialisasi ke pemilik proses di area tempat Tim kerja akan melakukan eksekusi, dengan tujuan tim mendapat support dari process owner serta pemilik area tersebut, sehingga dalam melakukan perbaikan akan memudahkan tim kerja kaizen dalam penyelasaian permasalahan.

3. Pengecekan dari eksekusi perbaikan - Check / Study

Tidak sedikit yang mengimplemantasikan lean pada manufacturing maupun organisasi-organisasi, setelah melakukan perbaikan dan merasa percaya diri bahwa perbaikan tersebut sudah tepat sasaran tidak melakukan pengecekkan atsa perbaikan yang diterapkan di are tersebut. Hal ini memungkinkan akan terjadinya eksekusi dari solusi perbaikan tidak berjalan semestinya, atau bahkan justru solusi yang tim terapkan malah menambah permasalahan baru di area tersebut.


Inilah pentingnya pelaksanaan pengecekan dilakukan, dengan tujuan pengontrolan serta perbaikan secara terus menerus jika tim perbaikan mendapati ternyata solusi yang di implementasi pada area terjadinya permasalahan butuh pengembanagan ataupun tidak sesuai dengan permasalahan yang akan diselesaikan.

4. Penyesuaian ataupun tindakkan - Act atau Adjust

Siklus PDCA pada tahap ini bukanlah tahapan akhir, karena Siklus PDCA merupakan lingkaran penyelesaian masalah yang tidak akan putus, langkah inilah yang disebut dengan perbaikan secara berkesinambungan (continous improvement).


Pada tahapan ini, jika tim menemukan bahwa solusi yang dieksekusi tadi sudah sesuai dan berdampak kepada perbaikan dan memperkecil GAP antara target permasalahan dengan kondisi saat ini, maka harus dilakukan standarisasi. Demikanlah artikel wave20.blogspot.com, semoga bermanfaat!

Share :