8 LANGKAH PRAKTIS MENYELESAIKAN MASALAH DI PERUSAHAAN

8 Steps Problem Solving. wave20.blogspot.com, - Setiap perusahaan tentunya memiliki permasalahan berbeda-beda, dan permasalahan tersebut tentunya harus diselesaikan dengan metode ilmiah dan praktis dalam penyelesaiannya. Suatu masalah yang terjadi di perusahaan, jika dibiarkan tentunya akan berdampak kepada performance dan menimbulkan permasalahan lainnya.


Banyak cara yang bisa dilakukan dalam menyelesaikan satu permasalahan, baik itu secara jump to solution ataupun secara metode ilmiah, seperti PDCA Cycle. Yang diharapkan dalam menyelsaikan satu masalah di perusahaan tentunya adalah solusi yang didapatkan tepat sasaran, dan dapat dijadikan sebagai salah satu cara pencegahan terhadap timbulnya permasalahan yang sama.


Secara bertahun-tahun Toyota Production System (TPS) mengembangkan metode ilmiah dalam penyelesaian satu permasalahan diperusahaannya dengan menggunakan sistem yang terstruktur, namun sangat sederhana dan praktis dalam menangani masalah dalam skala kecil hingga besar, yaitu dengan menggunakan 8 steps problem solving.


Delapan langkah dalam penyelesaian masalah yang terjadi di perusahaan, dengan menggunakan 8 langkah penyelesaian masalah atau 8 steps problem solving tentunya juga mencakup PDCA cycle atau siklus Plan, Do, Check dan Act. Adapun 8 langkah penyelesaian masalah tersebut yaitu:

Daftar Isi:

1. LANGKAH 1: TENTUKAN MASALAH (CLARIFY THE PROBLEM)
2. LANGKAH 2: URAIKAN MASALAH (BREAKDOWN THE PROBLEM)
3. LANGKAH 3: TETAPKAN TARGET
4. LANGKAH 4: ANALISA AKAR PERASALAHAN (ROOT CAUSE ANALYSIS)
5. LANGKAH 5: DEVELOP COUNTERMEASURES
6. LANGKAH 6: IMPLEMENTASI SOLUSI (SEE COUNTERMEASURES THROUGH)
7. LANGKAH 7: MONITOR ANTARA PROSES DAN HASIL
8. LANGKAH 8: STANDARISASI DAN SHARE KEBERHASILAN

LANGKAH 1: TENTUKAN MASALAH (CLARIFY THE PROBLEM)

Dalam penentuan satu permasalahan, tentunya malah tersebut harus menggambarkan kondisi ideal serta kondisi aktual sehingga akan terlihat GAP antara kedua kondisi tersebut. Sebuah masalah dapat diidentifikasi melalui 3 cara, yaitu menggunakan penyimpangan yang muncul dari standar, perbedaan kesenjangan antara kondisi yang diinginkan dan kondisi aktual, dan kealpaan yang ditemukan dari kebutuhan pelanggan.


Untuk memudahkan langkah dalam menentukan satu permasalah yang terjadi, sebaiknya dilakukan secara detail dan berdasarkan fakta bukan dari data yang diterima akan tetapi langsung melakukan "Genchi Genbutsu", adapun hal yang perlu didalami dalam melakukan observasi untuk clarify the problem, harus melihat kepada:

• Standar. Bagaimana standar yang seharusnya terjadi dari permaslahan tersebut.
• Kondisi saat ini. Apa yang saat ini terjadi.
• Deskripsi/keterkaitan. Apa/berapa perbedaan yang terdapat, jika dibandingkan antar standar dengan kondisi saat ini (GAP).
• Extent. Dimana permaslahan tersebut terjadi, seberapa sering terjadi, kapan hal tersebut terjadi, dan pendalaman lainnya.
• Rasional. Gunakan pertanyaan apa yang akan terjadi jika permasalahan tersebut dibiarkan, akan berdampak kepada apa jika masalah tidak diselesaikan, dan lainnya.

Sebagai contoh dalam menentukan permasalahan di manufaktur terkait dengan mutu produk yang tidak mencapai target yang diharapkan oleh pelanggan; Manufaktur menargetkan pencapaian Right First Time (RFT) sebesar 90%, akan tetapi pada saat ini perusahaan hanya mencapai RFT sebesar 80%, maka dalam menentukan masalah sebaiknya menggunakan visual management seprti gambar berikut:

LANGKAH 2: URAIKAN MASALAH (BREAKDOWN THE PROBLEM)

Ketika selesai dalam menentukan/mengidentifikasi satu permasalahan, maka langkah yang dilakukan selanjutnya adalah menguraikan permasalahan tersebut agar lebih terperinci dan detail. Mulaila dengan melihat GAP dari langkah pertama, yaitu clarify the problem.


Pada langkah ini, anda diharapkan dapat mengetahui detail dari permaslahan. Gunakan pertanyaan 4W's (what, where, when dan who), pada langkah ini HINDARI pertanyaan maupun pendalam dengan bertanya why (mengapa). Karena langkah ini adalah bertuan untuk menguraikan satu permaslahan menjadi lebih detail dan bukan menganalisa penyebab satu permasalahan.


Sebagai contoh dalam menguraikan masalah yang terjadi dikarenakan adanya GAP 10% dari penentuan masalah pada langkah pertama. Selalu pioritas satu masalah dengan menentukan kriteria, dan konfirmasi temuan yang didapat dengan melakukan pengecekan terhadap proses tersebut melalui "Genchi Genbutsu".

LANGKAH 3: TETAPKAN TARGET

Dalam menentukan sebuah target, anda harus lakukan dengan cerdas dalam artian harus spesifik, terukur, realistis, dapat dicapai dan sebagainya. Untuk membuat dan menetapkan sebuah target setelah anda menemukan point of occurrence (POO) dari proses yang anda lakukan di langkah kedua, sebaiknya gunakan langkah berikut:

• Lakukan apa. Artinya sebuah kalimat tindakan, seperti mengurangi, menurunkan, meningkatkan dan sebagainya.
• Untuk apa. Fokus kepada objek dari permasalahan untuk dilakukan sebuah tindakan.
• Berapa banyak. Tentukan jumlah yang rasional dan terkait dengan standar.
• Hingga kapan. Tentukan tanggal, bulan dan tahun.

Sebagai contoh dalam penentuan target dengan mengikuti langah diatas, jika permasalahannya adalah kualitas produk dengan POO adalah terdapat kotor terhadap produk. Maka penetapan targetnya adalah:

• Lakukan apa. Mengurangi.
• Untuk apa. Kotor pada produk A.
• Berapa banyak. Sebanyak 10%.
• Hingga kapan. hingga 18 Oktober 2017.

Maka penentuan targetnya akan menjadi: Mengurangi kotor pada prduk A sebanyak 10% hingga tanggal 18 Oktober 2017.

LANGKAH 4: ANALISA AKAR PERASALAHAN (ROOT CAUSE ANALYSIS)

Pada tahapan analisa untuk mencari akar penyebab dari masalah yang terjadi, anda dapat menggunakan metode ilmiah, seperti:

1. Cause and Effect (fishbone) diagrams.
2. Pareto Charts.
3. Check Sheets.
4. Scatter Plots.
5. Bar Charts.
6. Control Charts.

Pastikan anda mengundang atau mengikutsertakan pakar yang menjalankan proses pada permaslahan tersebut, misalkan jika berbiacara tentang mutu produk, sebaiknya ikutsertakan bagian atau departemen kualitas di perusahaan anda.

LANGKAH 5: DEVELOP COUNTERMEASURES

Pada langkah ini merupakan tahapan perencanaan dalam menanggulangi masalah berdasarkan penyebab yg sudah dianalisis. Pastikan bahwa countermeasure yang dilakukan bersifat temporary dan fix. Temporary countermeasure dilakukan agar masalah tidak terjadi dalam waktu dekat, dan buatlah timeline dalam penyelesaian berdasarkan target waktu yag udah ditentukan. Buatlah rencana perbaikan sedetail mungikn dengan menyertakan keypoint.  Dalam menentikan solusi dari perbaikan harus dilahat dari 4 aspek, yaitu safety, quality, productivity, dan cost.

LANGKAH 6: IMPLEMENTASI SOLUSI (SEE COUNTERMEASURES THROUGH)

Pada langkah ini merupakan pelaksanaan dari rencana langkah 5, dan setelah percobaan dilakukan dan menuai hasil terbaik dan sesuai yang diharapkan maka implementasi terhadap solusi tersebut dapat dilakukan dan diterapkan pada proses yang mengalami permasalahan tersebut.

LANGKAH 7: MONITOR ANTARA PROSES DAN HASIL

Monitor proses dan hasil dengan melakukan evaluasi terhadap countermeasure yang telah dilakukan, apakah efektif atau tidak. Bandingkan pencapaian dengan target yang telah ditentukan. Pada langkah ini dapat dipertimbangkan untuk melakukan analisis dan countrmeasure yang lain sesuai hasil yg didapat, apabila solusi yang dilakukan tidak mendapatkan hasil yang harapkan.

LANGKAH 8: STANDARISASI DAN SHARE KEBERHASILAN

Pada langkah ini, merupakan langkah yang harus dilakukan ketika solusi yang dilakukan mendapat hasil sesuai dengan yag diharapkan. Membuat standarisasi terhadap best practices, sangat perlu dilakukan sebagai langkah pencegahan serta menghindari terjadinya permasalahan yang sama di masa yang akan datang. Demikianlah artikel wave20.blogspot.com, semoga bermanfaat!

Share :